Changement de syndic : comment réussir à trouver le bon mandataire ?

Changement de syndic : comment réussir à trouver le bon mandataire ?

Le syndic est un acteur incontournable dans la gestion de la copropriété. Il veille à ce que les règlements soient respectés par chaque partie prenante.

Il gère les conflits entre ces dernières. De même pour l’aspect financier de leur relation. Sauf qu’à un certain moment, les propriétés peuvent ressentir le besoin de changer de mandataire pour une raison ou une autre.

Si vous êtes à votre première procédure, il peut être difficile de comprendre son fonctionnement. Raison pour laquelle l’on vous fait part de tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet. 

Tout ce qu’il faut savoir sur le syndic de copropriété

Avant toute chose, commençons par définir ce qu’est un syndic de copropriété. Comme il souligné plus haut, le syndic de copropriété est ce qu’on dirait un maillon essentiel de la vie de l’immeuble. Le syndic est avant tout l’administrateur du bien que forme la copropriété.

Il a notamment pour mission de garantir le bon état de l’immeuble, d’assurer son entretien, et de faire réaliser l’ensemble des travaux nécessaires à la sauvegarde de ce dernier. Le travail du syndic de copropriété consiste donc à concrétiser aussi bien les contrats d’assurance, d’entretien que de fourniture de combustible au nom de la copropriété. Sans parler du fait qu’il est également chargé de tenir le carnet d’entretien de l’immeuble

Il est par ailleurs à souligner que le syndic de copropriété s’occupe aussi de la comptabilité de l’immeuble. Il est en particulier tenu de réclamer et percevoir les charges de copropriété en plus de gérer les comptes, établir le budget prévisionnel et d’autres encore. Et s’il y a des besoins en travaux, le syndic se doit de soumettre la décision de réaliser des provisions spéciales au vote de l’Assemblée Générale. 

Le syndic est en outre le représentant légal des copropriétaires, et ce, par exemple durant les actions en justice. Il se doit également de défendre l’exécution des dispositions du règlement de copropriété ainsi que des discussions de l’Assemblée Générale. Pour terminer, notez que c’est le syndic de copropriété qui doit conserver et archiver tous les documents relatifs à la copropriété

Les facteurs qui suscitent le changement de syndic

La nécessité de changer de syndic se manifeste lorsque celui-ci ne parvient pas à remplir ses fonctions.

Il est de son devoir de répondre à chacune de vos demandes liées à la gestion de la relation entre les propriétaires. Ainsi, il va sans dire qu’un mandataire qui n’est pas présent lorsque vous en avez besoin n’en vaut pas la peine. 

Cet acteur est censé exécuter les décisions prises lors des assemblées générales. Cela est valable que ce soit dans le cas où ces dernières soient organisées dans le but de résoudre un problème quelconque ou tout simplement dans le cadre d’une réunion périodique.

Or, il arrive que certains d’entre eux manquent de sérieux au point de négliger les besoins des concernés.

De même, la demande de changement de syndicat peut être effectuée à la fin du contrat qui dure généralement entre un et trois ans selon la décision des propriétaires.  

Comment se passe la demande ?

Tous les proprios sont en mesure de changer de syndicat. Toutefois, la demande aura plus d’effets si plusieurs protagonistes s’y mettent. Son importance augmente davantage lorsque le conseil syndical de la résidence est concerné. 

Avant de procéder à toutes les démarches, il faut lister au préalable les syndicats susceptibles de remplacer le vôtre. Une fois que vous avez décidé de passer par un autre protagoniste, faites en sorte que la demande soit envoyée au moins deux mois avant la prochaine assemblée générale

Les candidats qui sont retenus pour la présélection se présentent, par la suite, à l’assemblée générale pour que des échanges soient faits entre eux et tous les propriétaires.

En ce qui concerne le vote, sachez que vous ne pouvez pas toujours gagner puisque c’est la règle de la majorité qui compte en l’occurrence. 

En fait, il faut que la moitié, plus un, des propriétaires opte pour cette idée afin qu’elle soit validée. De plus, aucune assemblée ne peut se tenir si les participants présents sont inférieurs à cela. 

Lorsque toutes les étapes sont effectuées, l’ancien syndic transmet toutes les responsabilités liées à la copropriété en question au nouvel acteur. Il faut au maximum deux mois pour faire cette passation. C’est pourquoi il est important de prendre la marge susmentionnée

Comment choisir le nouveau syndic ?

Afin d’éviter la répétition des problèmes rencontrés avec l’ancien syndicat, le choix doit être fait stratégiquement cette fois-ci. Pour cela, organisez une entrevue avec les autres proprios. La présence du conseil syndical est également souhaitable dans cette circonstance. L’idée est de connaître la position des nouveaux aspirants vis-à-vis de vos demandes. 

Afin d’avoir une assurance sur leur bonne foi, il est judicieux de demander des références grâce auxquelles vous pouvez juger la valeur de leurs services. C’est encore mieux si vous arrivez à prendre contact avec un des membres du conseil syndical des copropriétés concernés.  

Quoi qu’il en soit, vous pouvez vous baser sur quelques critères pour faire un excellent choix. Dans un premier temps, le syndic avec lequel vous allez travailler doit faire preuve de très grande disponibilité et de réactivité, ce, pour que les demandes soient traitées à temps quoi qu’il arrive. 

L’efficacité est également un critère non négligeable. D’ailleurs, il va de pair avec la rapidité de l’acteur. Celui-ci a pour fonction de proposer des solutions adéquates, avec des prix raisonnables. Si tel n’est pas le cas, vous allez assurément être sujet aux mêmes contraintes. Afin de garantir une prestation de qualité, les propriétaires se doivent de préférer des acteurs qui ont des expériences significatives à leur actif. 

Comment élire un syndic de confiance ?

Vous l’aurez compris, le fait de changer de syndic est une étape essentielle dans la vie de la copropriété. Voici encore quelques conseils pour vous aider à miser sur le bon mandataire.

Prenez le temps de rencontrer votre future gestionnaire

Une fois que la décision de changement de syndic est approuvée par tous, il convient de choisir son futur syndic. Pour ce faire, l’idéal serait de consulter différents syndics, d’échanger et à la fois de comparer le contrat de mandat. Le but étant de n’en retenir qu’un seul. Durant ce rendez-vous, vous pourrez exposer vos attentes tout en détaillant les principales missions de votre futur syndic

Mettez le changement de syndic à l’ordre jour

Pour que le changement de syndic se passe selon les règles, il est important d’inscrire la candidature du nouveau mandataire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Et ce, afin que le syndicat des copropriétaires puisse faire la délibération. 

Votez le nouveau syndic en Assemblée Générale

Dès lors que vous estimez avoir trouvé le syndic de copropriété idéal, il est maintenant temps de l’élire en Assemblée Générale des copropriétaires. À retenir que celui-ci doit être élu à la majorité absolue. Force est de constater que pour être nommé, le syndic candidat se doit de réunir plus que la moitié des voix de l’ensemble des copropriétaires. Qu’ils soient représentés ou non.

Par contre, si plus de la moitié des voix n’est pas atteinte, on a deux cas possibles. Soit, chacun des candidats présents n’a obtenu qu’un tiers des voix, ce qui implique de faire appel à une nouvelle assemblée générale pour élire le syndic.

Soit un des candidats a obtenu au moins un tiers des voix. Dans ce cas, il faut procéder rapidement à un second vote à la majorité des copropriétaires présents ou représentés.